Eine E-Mail ist ein Brief, der in Sekunden ankommt – ohne Briefmarke, ohne Umschlag und ohne Gang zum Briefkasten. Das Wort kommt aus dem Englischen: electronic mail, also „elektronische Post“. Alles, was Sie über die Briefpost wissen, hilft Ihnen hier weiter, denn die E-Mail funktioniert nach denselben Regeln – nur eben schneller und kostenlos. In der letzten Lektion haben Sie gelernt, wie Sie im Internet suchen und finden. Heute schreiben Sie zum ersten Mal selbst: Wir schauen uns an, wie die elektronische Post funktioniert, wie Ihr Postfach aufgebaut ist und wie Sie Nachrichten verschicken, beantworten und weiterleiten.
Wie E-Mail funktioniert: Post in Sekunden
Bei der Briefpost bringen Sie einen Brief zum Briefkasten, die Post sortiert ihn und trägt ihn ein bis zwei Tage später aus. Bei der E-Mail übernimmt diese Arbeit Ihr E-Mail-Anbieter – ein Dienst im Internet, der für Sie ein elektronisches Postfach verwaltet. Bekannte Anbieter in Deutschland sind zum Beispiel GMX, Web.de, T-Online oder Gmail von Google; die Grundversion ist bei allen kostenlos.
Sobald Sie auf „Senden“ klicken, reist Ihre Nachricht durch das Internet zum Postfach des Empfängers – meist dauert das nur wenige Sekunden, egal ob der Empfänger im Nachbarhaus oder in Australien sitzt. Und das Schönste: Er muss dafür nicht zu Hause sein. Die Nachricht wartet geduldig in seinem Postfach, bis er das nächste Mal hineinschaut – wie ein Brief, der sicher im Briefkasten liegt.
Die E-Mail-Adresse: Ihre Anschrift im Internet
So wie ein Brief eine Anschrift braucht, braucht eine E-Mail eine E-Mail-Adresse. Sie besteht immer aus drei Teilen, zum Beispiel erika.mustermann@gmx.de: vorne der persönliche Name, in der Mitte das @-Zeichen, dahinter der Name des Anbieters. Das @ wird „ätt“ ausgesprochen und bedeutet schlicht „bei“ – die Adresse liest sich also wie „Erika Mustermann bei GMX“.
Zwei Dinge sind gut zu wissen: Erstens spielt Groß- und Kleinschreibung keine Rolle – Erika.Mustermann@gmx.de und erika.mustermann@gmx.de sind dieselbe Adresse. Zweitens zählt jedes einzelne Zeichen. Schon ein kleiner Tippfehler wirkt wie eine falsche Hausnummer auf dem Briefumschlag: Die E-Mail kommt als unzustellbar zu Ihnen zurück – oder sie landet im schlimmsten Fall bei einer fremden Person, deren Adresse zufällig so lautet. Leerzeichen und Umlaute wie ä, ö, ü kommen in Adressen übrigens nicht vor – aus „müller“ wird dort „mueller“.
Ihr Postfach: vier Ordner, die Sie kennen sollten
Wenn Sie Ihr E-Mail-Postfach öffnen, sehen Sie am Rand eine kleine Liste von Ordnern. Stellen Sie sich diese wie die Fächer eines aufgeräumten Schreibtischs vor – jede Nachricht hat ihren festen Platz:
| Ordner | Was liegt darin? |
|---|---|
| Posteingang | Alle Nachrichten, die Sie erhalten haben – das Fach für die eingehende Post. Neue, noch ungelesene E-Mails erscheinen meist fett gedruckt. |
| Gesendet | Kopien aller Nachrichten, die Sie verschickt haben. Praktisch, wenn Sie später nachlesen möchten, was Sie wem geschrieben haben. |
| Entwürfe | Angefangene, noch nicht abgeschickte Nachrichten. Sie können eine E-Mail jederzeit beiseitelegen und morgen in Ruhe weiterschreiben. |
| Spam | Hierhin sortiert Ihr Anbieter automatisch unerwünschte Werbepost aus. Ab und zu hineinschauen lohnt sich – selten landet auch mal echte Post darin. |
Schritt für Schritt: Ihre erste E-Mail
Eine E-Mail schreiben und senden
- Neue Nachricht beginnen
Klicken Sie in Ihrem Postfach auf die Schaltfläche „E-Mail schreiben“ oder „Neue Nachricht“ (bei manchen Anbietern auch „Verfassen“). Es öffnet sich ein leeres Formular – Ihr elektronisches Briefpapier.
- Empfänger eintragen
Tippen Sie in das Feld „An“ die E-Mail-Adresse des Empfängers, zum Beispiel
erika.mustermann@gmx.de. Prüfen Sie die Adresse kurz auf Tippfehler – sie ist die Anschrift auf dem Umschlag. - Betreff angeben
In das Feld „Betreff“ schreiben Sie in wenigen Worten, worum es geht – etwa „Einladung zum Kaffee am Sonntag“. Der Betreff ist die Überschrift Ihrer Nachricht und das Erste, was der Empfänger sieht.
- Nachricht schreiben
In das große Textfeld darunter kommt Ihre eigentliche Nachricht – mit Anrede und Gruß, wie in einem Brief: „Liebe Erika, … Herzliche Grüße, Ihr Norbert“. Schreiben Sie so lang oder kurz, wie Sie mögen.
- Senden – und fertig
Klicken Sie zum Schluss auf „Senden“. Ihre Nachricht ist nun unterwegs, und eine Kopie liegt im Ordner „Gesendet“. Kein Umschlag, keine Briefmarke, kein Weg zum Briefkasten.
Auch in der elektronischen Post gibt es gute Umgangsformen. Sie sind schnell gelernt und machen Ihre Nachrichten angenehm zu lesen:
- Aussagekräftiger Betreff: „Frage zum Treffen am Freitag“ hilft dem Empfänger mehr als ein leeres Betreff-Feld oder ein bloßes „Hallo“.
- Anrede und Gruß: Ein „Liebe Frau Müller“ am Anfang und ein „Viele Grüße“ am Ende gehören dazu – wie beim Brief auf Papier.
- Nicht in Großbuchstaben schreiben: DURCHGEHENDE GROSSBUCHSTABEN wirken im Internet, als würde man den Empfänger anschreien.
- Geduld haben: Eine E-Mail kommt in Sekunden an, aber niemand ist verpflichtet, sofort zu antworten – genau wie bei einem Brief.
Antworten, Weiterleiten und Anhänge
Über jeder geöffneten Nachricht finden Sie zwei wichtige Schaltflächen, die leicht zu verwechseln sind. „Antworten“ schickt Ihre Antwort zurück an den Absender – die Adresse ist schon eingetragen, und im Betreff erscheint ein „Re:“ (kurz für englisch reply, also „Antwort“). „Weiterleiten“ dagegen schickt die erhaltene Nachricht an eine dritte Person weiter, zum Beispiel wenn Sie eine schöne Einladung mit Ihrer Tochter teilen möchten. Hier müssen Sie die Empfängeradresse selbst eintragen, und der Betreff beginnt mit „Fwd:“ oder „WG:“ für „weitergeleitet“.
Eine E-Mail kann außerdem Gepäck tragen: den Anhang. Das ist eine Datei, die mit der Nachricht mitreist – ein Foto von der Familienfeier, ein Brief aus dem Schreibprogramm oder ein Formular. Zum Anhängen klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol und wählen die Datei auf Ihrem Computer aus. Erhaltene Anhänge öffnen Sie mit einem Klick auf den Dateinamen unter der Nachricht. Bei Post von Menschen, die Sie kennen, ist das in aller Regel unbedenklich – wirkt eine Nachricht aber ungewöhnlich oder unerwartet, fragen Sie im Zweifel kurz telefonisch nach, ob sie wirklich vom Absender stammt.
Werbung und Spam: unerwünschte Post erkennen
So wie im Briefkasten Werbeprospekte landen, landet im E-Mail-Postfach Spam – so nennt man unerwünschte Massenpost. Sie erkennen sie meist auf einen Blick: unbekannte Absender, übertriebene Versprechen („Sie haben gewonnen“), künstlicher Zeitdruck („Konto wird gesperrt“) oder holpriges Deutsch. Ihr Anbieter sortiert das meiste davon automatisch in den Spam-Ordner – deshalb bekommen Sie nur einen Bruchteil überhaupt zu sehen.
Rutscht doch einmal eine solche Nachricht in Ihren Posteingang, gilt eine einfache Regel: nicht antworten, nichts anklicken, löschen. Eine Antwort – und sei es nur ein verärgertes „Hören Sie auf“ – verrät den Absendern nur, dass Ihre Adresse tatsächlich gelesen wird, und beschert Ihnen noch mehr Werbung. Wie Sie besonders raffinierte Fälschungen durchschauen, üben wir später in einer eigenen Lektion zum Thema Phishing – für den Anfang reicht die Löschtaste völlig aus.
Damit haben Sie das Rüstzeug für Ihre elektronische Post beisammen: Sie wissen, wie E-Mail funktioniert, kennen die Ordner Ihres Postfachs und können Nachrichten schreiben, beantworten, weiterleiten und mit Anhang verschicken. Ihr Postfach ist allerdings nur so sicher wie das Passwort, das es schützt. Genau darum kümmern wir uns in der nächsten Lektion: Sichere Passwörter: Ihr Hausschlüssel im Internet.